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Conto corrente con carta di credito
Il saldo dovuto su una carta di credito può essere trattato come un’attività negativa, nota come “contro-attività”, o come una passività. In questo articolo esamineremo il metodo facoltativo di utilizzare i conti del passivo, ma ci sono diversi vantaggi nell’utilizzare l’approccio della contro-attività.
Effettuare una registrazione nel giornale quando si riceve l’estratto conto della carta di credito (esempio seguente), oppure effettuare singole registrazioni ogni volta che si effettua un acquisto con la carta di credito. Se si effettuano registrazioni singole, l’addebito finanziario verrà registrato al momento del pagamento.
Nota: se si sceglie di non registrare gli oneri finanziari come parte della voce del giornale, applicare una parte del pagamento al conto spese (l’importo addebitato sull’estratto conto per interessi e commissioni) e il resto del pagamento al debito.
Il Saldo iniziale per il debito della carta di credito mostrerà l’importo dovuto all’inizio del periodo (ad esempio all’inizio del mese), mentre la colonna Periodo di riferimento mostrerà la variazione nel corso del mese e il Saldo finale, naturalmente, mostrerà l’importo dovuto alla fine del periodo.
Voce di registro per l’acquisto di una carta di debito
In qualità di consulente contabile, i titolari di aziende mi chiedono spesso informazioni sulle spese con carta di credito. I clienti si chiedono: “È importante tenere traccia delle spese della carta di credito come se si trattasse di una fattura di un fornitore?”. “Quanti dettagli devo conservare?”. E ancora: “Devo includere i dettagli nel mio sistema contabile o tenerli in un sistema offline?”.
Sono un sostenitore dell’utilizzo del sistema contabile per tenere traccia delle transazioni con carta di credito. Non c’è motivo di utilizzare un processo offline se il vostro sistema contabile dispone degli strumenti necessari. In effetti, la procedura per impostare e tracciare le spese con carta di credito può farvi risparmiare tempo e denaro in futuro, ed è disponibile nella maggior parte dei pacchetti software di contabilità.
La mia esperienza mi dice che la maggior parte del tempo e degli sforzi dedicati ai sistemi offline possono essere facilmente trasferiti al monitoraggio delle spese con carta di credito in un sistema contabile. L’implementazione di un sistema di carte di credito all’interno del vostro software di contabilità vi consentirà di trarre immediatamente dei vantaggi.
Riepilogo – Inserite le informazioni dell’estratto conto della carta di credito in un riepilogo del conto attraverso una voce del giornale o nella contabilità fornitori, riepilogando l’estratto conto della carta di credito ogni mese. Il dettaglio dell’estratto conto della carta di credito può essere conservato offline in Excel.
Tipi di vendita con carta di credito
Se siete come me, amate usare la carta di credito aziendale per gli acquisti durante il mese, perché rende le cose più semplici. Avete bisogno di carburante: basta fermarsi alla pompa, inserire la carta e fare il pieno. Siete da Wal-Mart a fare la spesa e vedete qualcosa in offerta che serve alla vostra azienda, quindi lo mettete nel carrello. Pagate l’articolo separatamente con la vostra carta e siete già in viaggio. In questo modo non dovrete portarvi dietro il libretto degli assegni e se non avete contanti o se si tratta di un acquisto importante, non importa. Si lavora con la carta. Poi, alla fine del ciclo, basta pagare il conto e il lavoro è fatto. O forse no?
La parte più semplice è stata fatta. Ora è necessario registrare le spese nei libri contabili. Registrare gli acquisti con carta di credito sui libri contabili può essere confuso e disordinato se non lo si fa nel modo giusto. È più difficile se si usa la carta (e il libretto degli assegni) sia per le spese personali che per quelle di lavoro. Se si registra semplicemente un pagamento in un conto chiamato Spese varie o Spese carta di credito, la contabilità sarà confusa e non corretta. Ogni spesa, aziendale e personale, deve essere suddivisa separatamente e registrata nelle categorie appropriate. A meno che non siate persone estremamente organizzate, la carta di credito di solito prevede una commissione finanziaria mensile. Se si utilizza la carta sia per spese personali sia per spese di lavoro, non si deve registrare l’intero importo della commissione in contabilità come spesa di lavoro. È sempre più facile, ai fini della contabilità, utilizzare la carta esclusivamente per l’attività lavorativa, se possibile. Ogni mese, quando ricevete l’estratto conto dalla società di carte di credito, dovete codificare o classificare ogni voce di spesa presente nell’estratto conto. Includere l’onere finanziario in un conto denominato Interessi passivi o Commissioni della carta di credito. Utilizzando il diario generale si deve registrare l’attività. (Se avete bisogno di aggiornare la vostra contabilità più spesso del mese, potete farlo durante il mese, man mano che si verificano le spese):
Contabilità delle spese della carta di credito
Di solito gli acquisti con carta di credito vengono inseriti in QuickBooks quando la carta viene pagata. Il pagamento con carta di credito viene faticosamente suddiviso e inserito manualmente riga per riga seguendo i dettagli dell’acquisto sull’estratto conto della carta di credito.
QuickBooks Desktop e QuickBooks Online dispongono di un tipo speciale di conto di responsabilità chiamato conto di responsabilità della carta di credito. Una volta creato un conto di responsabilità della carta di credito, è possibile inserire ogni acquisto con il nome e la data del fornitore. Le voci di acquisto si rifletteranno sul debito della carta di credito.
La notizia è ancora migliore: è facile usare la tecnologia per automatizzare gran parte del processo di inserimento delle transazioni con carta di credito. In QuickBooks Online, è possibile collegare la carta di credito all’online banking e scaricare automaticamente gli acquisti con carta di credito sul conto di responsabilità della carta di credito. È poi possibile impostare delle regole per facilitare la codifica o addirittura automatizzare l’inserimento di determinate transazioni nei libri contabili.
Nel software QuickBooks Desktop è possibile impostare un download simile “direct connect”. Abbiamo riscontrato che American Express si scarica direttamente nel software desktop. Per le altre carte di credito, potrebbe essere necessario esportare le transazioni in un file di QuickBooks e poi importarle nel software QuickBooks. Non è un processo difficile e può sicuramente farvi risparmiare un sacco di lavoro rispetto all’inserimento manuale delle transazioni.